Consejos básicos para planear una celebración exitosa
Cuando planeamos un evento, no siempre creemos que es necesario hacer listas para organizarnos.
Cuando pensamos en festejar de manera informal o simplemente con algunos amigos, no queremos meternos en el asunto engorroso de la
organización.
Pero a veces, por más pequeño que sea el evento, es recomendable prestar atención a determinados asuntos para después no encontrarnos
en apuros o corridas que podríamos haber evitado.
A pesar de que las formalidades en algunos casos no son necesarias, aquí comparto algunos consejos básicos a tener en cuenta en la
organización de tu evento, así puedes disfrutar a la par de tus invitados!
Motivo de la fiesta
¿Qué quieres celebrar? Un cumpleaños, un aniversario o una simple cena entre amigos van a sugerir diferentes opciones sobre el contenido
de tu evento. Por ejemplo el menú, la ambientación, el horario, si quieres desarrollar un tema o quienes serán tus invitados serán
decisiones a tomar dependiendo del tipo de acontecimiento que estés festejando.
Presupuesto
Considera cuanto dinero tienes disponible para tu evento, haz una lista de todo lo que necesitas y tus prioridades: comida, bebidas,
alquileres, servicios, decoración, flores, música, etc. Luego, distribuye cuanto quieres destinar a cada cosa.
Invitados
¿Quieres festejar el cumpleaños de tu hija solo con tu familia, o quieres también invitar a sus amigos y a los tuyos? ¿Quieres hacer una
pequeña cena de trabajo? Lo más aconsejable para definir quienes serán tus invitados es considerar el motivo de la fiesta, el espacio con el
que cuentas y el presupuesto disponible para lo que deseas hacer.
Si tu evento es informal, no será necesario enviar invitaciones por correo, haz una lista de tus invitados y llámalos por teléfono o envíales
un email, incluso puedes usar un evite o algún otro sistema online.
En caso de una fiesta mas formal, las invitaciones las tendrás que enviar 3 o 4 semanas antes, o con mas anticipación si estas planeando
una boda u otro gran acontecimiento.
Día y horario
A veces festejamos en fechas especificas, como por ejemplo cumpleaños, aniversarios, el día del amigo o navidad. Pero otras son ocasiones
en las que simplemente queremos reunirnos con amigos o familia y es divertido buscar algún acontecimiento como excusa o tema central.
Por ejemplo la llegada de la primavera, la final del mundial de fútbol o un reencuentro familiar.
Siempre es mejor planear con tiempo y avisar a tus invitados anticipadamente también para asegurarte que podrán asistir en la fecha que
elegiste. Pensar en el clima mas adecuado para determinadas reuniones también es un buen consejo.
Si planeas un evento como una boda o una reunión familiar grande, en el que tendrás invitados que viajaran desde otras ciudades, es
conveniente considerar las temporadas bajas para comprar pasajes aéreos y estadías en hoteles.
Si quieres hacer una cena entre amigos, es mejor hacerlo el fin de semana para que aquellos que trabajan estén más relajados y enfocados
en disfrutar del evento.
Locación
¿Donde quieres hacer tu fiesta? ¿En tu casa? ¿Tiene suficiente espacio? ¿Necesitas alquilar un salón de fiestas o recreación? Todo
dependerá de la cantidad de invitados o los recursos con los que cuentes, además de cuanto quieres ocuparte de todos los detalles.
La ventaja de alquilar un lugar y sus servicios, es poder irte a casa tranquila con el último invitado y no tener que limpiar ni arreglar el
desorden típico que ocasionan las fiestas. Pero el encanto de la intimidad y el poder ofrecer determinadas cosas a tus invitados. Si estas
pensando en alquilar un salón para tu fiesta ten en cuenta que hay épocas donde se ocupan rápidamente, has tus cálculos y reserva con
anticipación
Otros tips importantes para tener en cuenta:
Si vas a ofrecer comida en tu fiesta debes también tener lugar donde sentar a tus invitados, aunque no es necesario tener la misma
cantidad de asientos que personas, si no tienes muchas sillas en tu casa, puedes pedir prestadas a alguna amiga o vecino. Considera
también comprar algunas sencillas y plegables que puedes guardar fácilmente y siempre viene bien tener a mano para este tipo de
ocasiones. También puedes alquilar diferentes alternativas en casas de eventos.
Si quieres cocinar tu o contratar un servicio de catering que te traerá la comida, las necesidades en tu cocina serán diferentes, es
importante tener en cuenta cuan grande es y la capacidad de tu refrigerador, no solo para comidas sino también para mantener frías las
bebidas ¡Acuérdate siempre de comprar mucho hielo!
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